Emitir a nota fiscal de serviço ao paciente

Para: administrador, que liga a emissão e cancela notas, e recepção ou financeiro, que emitem e baixam. Disponível quando a emissão estiver ativada para a sua conta.

O sistema emite a nota fiscal de serviço do paciente direto da comanda, sem você abrir o site da prefeitura. A nota leva só o valor dos serviços da comanda. Venda de produto, sem serviço, não gera nota por aqui.

Antes de começar

• A clínica precisa de CNPJ, de um certificado digital A1 (arquivo .pfx ou .p12, com a senha) e do endereço completo em Dados da clínica. Quem atende só com CPF não emite pelo sistema: siga o caminho de registrar o número de uma nota emitida fora, no fim deste artigo.
• Só o Administrador vê e usa a seção Nota fiscal em Configurações.
• Peça ao contador os dados fiscais: inscrição municipal, código do município (7 números), regime, código do serviço, CNAE e alíquota de ISS.
• Se a tela disser “O serviço de nota fiscal ainda não foi ligado pela plataforma”, fale com o suporte. Veja Como pedir suporte.

Passo a passo para ligar a emissão

1. Abra Configurações e escolha Nota fiscal. A seção tem três passos, e o cartão Situação mostra em que ponto você está.
2. No passo 1. Dados fiscais, preencha razão social, CNPJ, inscrição municipal, código do município, regime, código do serviço, CNAE, alíquota de ISS e a descrição do serviço. A descrição é um texto genérico, como “Serviços de saúde prestados ao paciente”. Não escreva o nome do procedimento nem a especialidade, porque a nota pode ser consultada no site da prefeitura. Clique em Salvar dados fiscais. Se faltar o endereço, a tela mostra o botão Abrir Dados da clínica.
3. No passo 2. Certificado digital, escolha o arquivo e informe a senha. Clique em Enviar certificado. O arquivo e a senha seguem direto para o emissor e não ficam guardados no sistema. Se der certo, a situação passa para “Pronta para emitir” e a tela mostra a validade.
4. No passo 3. Emissão das notas, o interruptor Emitir ao fechar a comanda começa desligado. Desligado, a recepção emite pelo botão Emitir nota na comanda. Ligado, a nota sai sozinha quando a comanda com serviço fecha, sem atrasar o caixa.
5. Em Ambiente das notas, comece em Teste (sem validade fiscal). Passe para Produção (valendo) quando o contador confirmar que a primeira nota saiu certa.

Mudar o CNPJ depois recomeça o cadastro e o certificado. Quando o certificado estiver para vencer, o Administrador recebe aviso no sino e por e-mail, 30 dias antes e no dia em que vence. Vencido, as notas novas ficam pendentes e saem depois que você enviar o certificado novo.

Emitir a nota de uma comanda

1. Abra a comanda fechada em Vendas e procure o cartão Nota fiscal eletrônica.
2. Se a emissão automática estiver desligada, clique em Emitir nota. Com ela ligada, o cartão mostra “Sai sozinha, em instantes.”
3. Confira a situação: Pendente, Em emissão, Emitida ou Recusada. Na nota emitida aparecem o número, o código de verificação e a data.
4. Para entregar ao paciente, clique em Baixar PDF. Para o contador, clique em Baixar XML.

O tomador da nota é o paciente, com nome e CPF. Se faltar o CPF, a nota espera e a tela diz “Falta no cadastro do paciente: …”. Complete o cadastro e peça a nota de novo. A nota sai sem endereço do paciente, e o sistema não manda a nota por e-mail: entregue o PDF você mesmo. Serviço pago por sessão de pacote não gera nota, e comandas fechadas antes de ligar a emissão não ganham nota sozinhas.

Quem vê o cartão baixa os arquivos: recepção, gerente, administrador e financeiro. O certificado vencido não impede baixar uma nota já emitida.

Cancelar uma nota

Só o Administrador cancela. Abra o cartão Nota fiscal eletrônica, clique em Cancelar nota e escreva o motivo, com pelo menos 15 letras. O pedido vai ao emissor, e a nota só fica Cancelada quando ele confirmar. Até lá a tela mostra “Cancelamento pedido”, e a comanda só reabre depois da confirmação.

O cancelamento depende do município e do regime da clínica. Se o emissor recusar, a nota continua emitida, a comanda não muda e a tela diz para falar com o contador. Em falha temporária o sistema tenta de novo sozinho e o botão vira Tentar cancelar de novo.

Nota emitida fora do sistema

Se a clínica emite a nota no site da prefeitura, registre o número na comanda: no cartão Nota fiscal, clique em Registrar nota emitida fora do sistema, informe o Número da nota e a Data de emissão e confirme. A pendência fica como “Emitida fora do sistema”. Para corrigir ou desfazer, use Corrigir nota e Registrar cancelamento da nota.

Se der erro

• Faltam dados fiscais para ligar a emissão. Preencha o campo indicado e salve: a tela aponta o campo que falta.
• O emissor não aceitou o certificado: confira se é o arquivo A1 do CNPJ da clínica, se a senha está certa e se ele não venceu. O arquivo não foi guardado; envie de novo.
• O emissor não aceitou os dados da empresa: confira o CNPJ, a inscrição municipal e o endereço.
• A comanda tem nota fiscal emitida. Cancele a nota fiscal (Administrador) antes de reabrir ou cancelar a comanda: cancele a nota primeiro.
• O emissor não permite cancelar esta nota: o regime ou o município não aceitam. Fale com o contador.
• O emissor não entregou o arquivo da nota agora: a nota continua emitida. Tente baixar de novo em alguns minutos.
• Esta nota não tem esse arquivo guardado: se foi emitida há pouco, aguarde alguns minutos e atualize a tela.
• O emissor recusou a nota: o cartão mostra o motivo. Corrija o dado da clínica ou do paciente e use Emitir nota. A mesma comanda nunca gera duas notas.

Abrir Configurações no sistema