Agendar pelo link público (autoagendamento)

Para: administrador, que liga e configura o link, e recepção, que acompanha os pedidos. Disponível nos planos Entrada e Pro. Se o teste de 7 dias terminou e a cobrança da assinatura não foi ligada, o link fica fora do ar até ligar a cobrança, e tudo o que você configurou fica guardado.

O link público é um endereço da clínica em que o paciente escolhe o serviço e um horário livre, sem precisar entrar no sistema. Ele só enxerga horários livres: nunca vê nome, serviço ou horário de outra pessoa. O pedido segue as mesmas regras da agenda de sempre, então dois pacientes não ficam com o mesmo horário.

Antes de começar

• Cadastre pelo menos um serviço ativo e habilite um profissional nele. O paciente só vê serviços ativos que tenham ao menos um profissional habilitado, ativo e com horário na unidade. Veja Cadastrar serviços e preços.
• Confira o telefone e o endereço de cada unidade, porque a página mostra esses dados ao paciente.
• Confira o aviso de privacidade e o e-mail de contato. Se o e-mail ainda for o de exemplo, a tela avisa e oferece Corrigir o e-mail agora.

Passo a passo para ligar o link

1. Abra a Agenda como Administrador e clique em Configurar agendamento online. Na primeira vez, o sistema abre a janela Ligar o link de agendamento, em três etapas.
2. Na primeira etapa, escolha Quando o paciente pede um horário livre: Confirmar sozinho (o pedido já nasce confirmado e o paciente vê “Agendamento confirmado”) ou A recepção confirma (o pedido espera até alguém confirmar no painel do dia).
3. Na segunda etapa, confira o contato que aparece na página (telefone e endereço de cada unidade) e, se quiser, escreva as Orientações para a consulta, por exemplo o que levar. Não escreva informação de saúde. Use Ver como o paciente vê para experimentar a página sem enviar nada de verdade.
4. Na terceira etapa, revise tudo e clique em Ligar o link.
5. Copie o endereço com Copiar o link e mande ao paciente por mensagem ou coloque nas suas redes. Para mudar algo depois, use Configurar agendamento online de novo, no painel que abre com as seções Link, Como o pedido entra, O que o paciente vê, Aparência, Privacidade e Avançado.

O que o paciente faz

O paciente abre o endereço, escolhe o serviço (e, se a clínica tem mais de uma unidade, a unidade), escolhe um dia e um horário livre, e preenche nome completo, celular com DDD e, se quiser, e-mail. Ele pode filtrar por profissional ou deixar em Qualquer profissional. Ao enviar, vê uma tela com o código do agendamento. Se informou o e-mail e aceitou receber mensagens, recebe por e-mail o código e um link para consultar ou cancelar.

Pelo link, o paciente também pode cancelar o próprio agendamento, até o prazo de cancelamento da clínica (por padrão, 2 horas antes do início). Depois desse prazo, a página mostra o telefone da unidade para ele ligar. Agendamento que já começou ou foi concluído não cancela por ali.

O que a recepção vê e faz

Cada pedido entra na agenda com a origem marcado pelo paciente. Se o link está em Confirmar sozinho, o agendamento já nasce Confirmado, sem nada a fazer. Se está em A recepção confirma, o pedido nasce Agendado e aparece no Painel do dia, no cartão Autoagendamento, em Aguardando confirmação.

1. Abra o Painel do dia e olhe o cartão Autoagendamento. Os pedidos novos aparecem ali em até um minuto.
2. Em cada pedido, confira o paciente, o dia e a hora. Veja se há uma destas marcas: Confirmar por ligação (o paciente não aceitou receber mensagens, então ligue) e Nascimento a confirmar (o cadastro foi criado pelo link, e a data de nascimento precisa ser completada antes do atendimento).
3. Clique em Confirmar. O agendamento passa a Confirmado.

Quando um paciente cancela pelo link, a recepção recebe o aviso, o horário volta a ficar livre e, se havia uma sessão de pacote reservada, ela volta ao saldo.

Como desligar ou trocar o endereço

No painel Configurar agendamento online, desligue Receber pedidos pelo link. A página passa a avisar que o agendamento online está indisponível, e quem já pediu continua consultando e cancelando. Em Avançado, Gerar um novo link faz o endereço antigo deixar de funcionar; os pedidos já feitos passam a ser consultados pelo novo endereço, e nenhum é apagado.

Proteção contra abuso

Para ninguém lotar a agenda nem descobrir quem é paciente, o link aceita no máximo 5 tentativas em 10 minutos da mesma origem. Passou disso, a página pede para esperar um pouco e mostra o telefone da unidade. Se um padrão de robô for detectado, a origem fica bloqueada por um tempo. A página também nunca diz se alguém já é paciente da clínica.

Se der erro

• Este link não está disponível: o endereço está errado ou foi trocado. Confira o endereço recebido ou peça o novo à clínica.
• Agendamento on-line indisponível: o link foi desligado, ou a conta está sem a cobrança ligada. O paciente deve ligar para a clínica. O Administrador liga o link de novo em Configurar agendamento online.
• Este horário não está mais livre: outra pessoa pegou o horário primeiro. O paciente escolhe outro e os dados dele continuam na tela.
• Sem horários livres nos próximos dias para esta escolha: nenhum horário livre para esse serviço ou profissional. O paciente tenta outro profissional ou liga para a clínica.
• Muitas tentativas em pouco tempo: o limite de segurança foi atingido. Aguardar alguns instantes e tentar de novo.
• Cadastre um serviço para o agendamento on-line, ou habilite um profissional em um serviço: aparece ao experimentar a página quando falta serviço ou profissional habilitado. O Administrador cadastra em Serviços.
• O prazo para cancelar por aqui já passou: o paciente precisa ligar para a clínica. A recepção cancela pela agenda, como em Remarcar, cancelar e registrar falta.
• O aviso de privacidade desta clínica mudou: o paciente lê o aviso atualizado e envia o pedido de novo.

Abrir a Agenda no sistema