Ligar o lembrete automático por WhatsApp

Para: profissional autônomo e secretária. Disponível nos planos Entrada e Pro, com o módulo WhatsApp.

Com o envio automático ligado, o sistema manda sozinho o lembrete da consulta pelo WhatsApp, 24 horas antes do horário, e a confirmação logo depois que o horário é reservado. Você não precisa abrir o WhatsApp para cada cliente. O lembrete diz o dia, o horário e o profissional, e convida a responder 1 para confirmar ou SAIR para parar de receber. Nunca cita serviço nem dado de saúde.

Antes de começar

Três coisas precisam estar prontas. A tela de Lembretes mostra a lista na ordem, o que já foi feito e quem faz cada passo:

1. Módulo WhatsApp contratado. Você contrata em Plano e assinatura, em Configurações. Durante o teste grátis o módulo já vale. Sem ele, o cartão diz “O módulo WhatsApp não está contratado” e os lembretes continuam na lista, para você enviar do seu WhatsApp com um toque. Veja Trocar de plano, contratar módulos e cancelar (para ler, entre no sistema).
2. Número conectado. A equipe do Varal liga o número do seu WhatsApp. Você não faz nada nesse passo: fale com o suporte para começar (veja Como pedir suporte). Enquanto ela liga, a tela diz “A equipe do Varal está ligando o número. Você não precisa fazer nada agora.”
3. Modelos de mensagem aprovados. O WhatsApp só deixa um número comercial iniciar a conversa com mensagens de modelo aprovado. A equipe do Varal envia os modelos e acompanha a aprovação. Quando o WhatsApp aprova, o passo aparece como feito. Se algum modelo não for aprovado, a tela avisa que a equipe do Varal vai ajustar.

Passo a passo

1. Abra Lembretes e fique na aba Amanhã.
2. No cartão Lembrete por WhatsApp, confira a linha “Conectado” com o seu número. Se ainda houver passos pendentes, o cartão mostra “Para ligar o envio automático:” com o “Próximo passo” e o interruptor fica fechado.
3. Quando os três passos estiverem feitos, ligue o interruptor do Lembrete por WhatsApp. O selo passa para ligado.
4. Se quiser que o cliente também receba a confirmação assim que reservar, ligue o Confirmação por WhatsApp.

O que o sistema respeita

• Janela de envio: as mensagens só saem das 08:00 às 20:00. Fora disso a confirmação espera a janela abrir.
• Quem pediu para sair: o cliente que responde SAIR deixa de receber, na hora, inclusive mensagens que já estavam na fila. Em Lembretes, na aba Respostas, o cartão Números que pediram para parar lista quem pediu e não tem cadastro. Se a pessoa pedir para voltar, use Voltar a enviar. Para quem tem cadastro, reative os lembretes na ficha do cliente.
• Cliente menor de idade: a mensagem vai para o celular do responsável. Sem responsável com celular cadastrado, o lembrete não sai sozinho e fica na lista como “Menor sem responsável com celular”. Corrija o cadastro.
• Cliente sem celular: fica na lista, para envio manual.
• Respostas: quem responde 1 confirma o horário. Quem responde 2 pede uma troca, e a resposta espera na aba Respostas. O sistema nunca cancela sozinho.
• Texto: no envio automático vale o texto do modelo aprovado. O texto que você personalizou vale só quando você envia na mão, pelo botão Abrir no WhatsApp.

Limite do mês e custo

O cartão Uso de mensagens mostra quantas mensagens automáticas já saíram no mês e qual é o limite. Ao passar de 80% do limite, a tela avisa “Você já usou (percentual) do limite do mês”. Passado o limite, os envios novos ficam retidos na lista Envios retidos pelo limite, onde você envia do seu WhatsApp com Abrir no WhatsApp. Nada é descartado, mas o que não for enviado expira no dia seguinte.

Quem pode ver valores (titular da conta, administrador e gerente) também vê o custo medido no mês e o valor de cada mensagem. A mensagem que fica esperando por falta de modelo aprovado não conta no limite.

Se der erro

• O número de WhatsApp ainda não está conectado: a equipe do Varal liga o número e você acompanha o andamento no cartão.
• Os modelos de mensagem ainda não foram aprovados pelo WhatsApp: assim que a aprovação chegar, você pode ligar o interruptor. As mensagens que esperavam saem na rodada seguinte, se o horário ainda não passou.
• O módulo WhatsApp não está contratado: contrate em Plano e assinatura.
• Fora do horário de envio de mensagens (das 08:00 às 20:00): a mensagem sai quando a janela abrir.
• Falta um dado para montar a mensagem: complete o cadastro ou o agendamento.
• O envio automático não saiu: o lembrete continua na lista. Envie na mão.

Abrir Lembretes no sistema